Tin tức

Hệ thống chứng nhận

Quy trình BRCGS thực hiện như thế nào? Chi tiết 7 bước

Trong bối cảnh chuỗi cung ứng thực phẩm toàn cầu ngày càng phức tạp, quy trình BRCGS (Brand Reputation Compliance Global Standards) đã trở thành tiêu chuẩn vàng giúp doanh nghiệp đảm bảo chất lượng và an toàn thực phẩm. Với hơn 29.000 cơ sở được chứng nhận trên toàn thế giới, BRCGS không chỉ là tấm vé thông hành giúp sản phẩm của bạn tiếp cận các thị trường khó tính như EU, Mỹ hay Nhật Bản, mà còn là công cụ quản lý nội bộ hiệu quả. Bài viết này của Intercert Việt Nam sẽ hướng dẫn bạn quy trình BRCGS đầy đủ từ khâu chuẩn bị đến duy trì chứng nhận, cùng những kinh nghiệm thực tế quý báu từ các doanh nghiệp đã thành công.

Quy trình BRCGS là gì và tại sao quan trọng với doanh nghiệp?

1. Quy trình BRCGS là gì?

BRCGS (Brand Reputation Compliance Global Standards) là tiêu chuẩn an toàn thực phẩm toàn cầu được phát triển bởi Hiệp hội Bán lẻ Anh từ năm 1998. Đến nay, BRCGS đã phát triển thành một hệ thống tiêu chuẩn toàn diện với nhiều phiên bản khác nhau, trong đó BRCGS Food Safety (An toàn thực phẩm) là phổ biến nhất, hiện đang ở phiên bản thứ 9 (BRCGS Issue 9).

Quy trình BRCGS là tổng thể các bước doanh nghiệp cần thực hiện để xây dựng, triển khai và duy trì hệ thống quản lý an toàn thực phẩm theo yêu cầu của tiêu chuẩn BRCGS, từ đó đạt được chứng nhận. Đây không đơn thuần là việc đáp ứng các yêu cầu kiểm tra một lần, mà là quá trình liên tục cải tiến để đảm bảo mọi khía cạnh trong sản xuất, chế biến và phân phối thực phẩm đều tuân thủ các tiêu chuẩn nghiêm ngặt.

2. Tầm quan trọng của quy trình BRCGS

Tầm quan trọng của quy trình BRCGS đối với doanh nghiệp thể hiện ở nhiều khía cạnh:

Đầu tiên, đây là tấm vé thông hành vào thị trường quốc tế. Các nhà bán lẻ lớn như Tesco, Walmart, Carrefour, Aeon hay các siêu thị cao cấp tại Việt Nam như BRG Retail, Lotte Mart đều yêu cầu nhà cung cấp phải có chứng nhận BRCGS.

Thứ hai, việc áp dụng quy trình BRCGS giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản lý chất lượng chuyên nghiệp, giảm thiểu rủi ro về an toàn thực phẩm.

Cuối cùng, quy trình BRCGS giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động, cắt giảm chi phí không cần thiết và nâng cao lợi thế cạnh tranh.

7 bước triển khai quy trình BRCGS hiệu quả

Triển khai quy trình BRCGS đòi hỏi phương pháp tiếp cận có hệ thống và sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Dưới đây là 7 bước quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện

Bước 1: Đánh giá hiện trạng và lập kế hoạch chi tiết

Trước khi bắt đầu, doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá khoảng cách để xác định những điểm mạnh, điểm yếu hiện tại so với yêu cầu của BRCGS. Việc này giúp xác định rõ các khu vực cần cải thiện và ưu tiên nguồn lực phù hợp.

Một kế hoạch triển khai chi tiết cần bao gồm:

Lộ trình thực hiện với các mốc thời gian cụ thể

Phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng thành viên

Dự toán ngân sách cho các hoạt động cải tiến

Danh sách các tài liệu cần xây dựng hoặc cập nhật

Theo kinh nghiệm từ các doanh nghiệp đã thành công, giai đoạn chuẩn bị thường chiếm khoảng 30-40% tổng thời gian triển khai và là yếu tố quyết định thành công của cả quy trình.

Bước 2: Đào tạo và nâng cao nhận thức

Để quy trình BRCGS thực sự đi vào hoạt động, việc đào tạo và nâng cao nhận thức cho toàn bộ nhân viên là không thể thiếu. Các khóa đào tạo cần được tổ chức theo nhiều cấp độ:

Lãnh đạo cao cấp: Hiểu về tầm quan trọng chiến lược và lợi ích của BRCGS

Nhóm dự án: Đào tạo chuyên sâu về các yêu cầu của tiêu chuẩn và kỹ năng đánh giá nội bộ

Nhân viên vận hành: Tập trung vào các quy trình liên quan trực tiếp đến công việc

Bước 3: Xây dựng hệ thống tài liệu

Hệ thống tài liệu là xương sống của quy trình BRCGS, thể hiện cách thức doanh nghiệp quản lý an toàn thực phẩm. Hệ thống này bao gồm 4 cấp độ:

Cấp 1: Sổ tay chất lượng và chính sách

Cấp 2: Các quy trình (ví dụ: quy trình kiểm soát tài liệu, quy trình đánh giá nội bộ)

Cấp 3: Hướng dẫn công việc chi tiết

Cấp 4: Biểu mẫu, hồ sơ và bằng chứng thực hiện

Một lỗi phổ biến là doanh nghiệp xây dựng quá nhiều tài liệu phức tạp, khó thực hiện trong thực tế. Theo khuyến nghị của Intercert Việt Nam, doanh nghiệp nên tập trung xây dựng tài liệu ngắn gọn, dễ hiểu và thực tế, phản ánh đúng cách thức làm việc thực tế.

Bước 4: Triển khai hệ thống HACCP

HACCP là trái tim của quy trình BRCGS, giúp nhận diện, đánh giá và kiểm soát các mối nguy. Để triển khai hiệu quả, doanh nghiệp cần:

Thành lập nhóm HACCP đa chức năng với đại diện từ các phòng ban

Xây dựng sơ đồ quy trình chi tiết và xác minh tại hiện trường

Thực hiện phân tích mối nguy toàn diện, bao gồm mối nguy vật lý, hóa học và sinh học

Xác định các CCP và thiết lập hệ thống giám sát

Xây dựng các biện pháp khắc phục khi CCP vượt ngưỡng

Bước 5: Cải tiến cơ sở vật chất và mua sắm thiết bị

Sau khi đánh giá khoảng cách, doanh nghiệp thường phát hiện nhu cầu nâng cấp cơ sở vật chất để đáp ứng yêu cầu của BRCGS. Các khu vực thường cần cải tiến bao gồm:

Thiết kế dòng chảy một chiều để tránh lây nhiễm chéo

Hệ thống thông gió và lọc không khí

Hệ thống chiếu sáng với đèn chống vỡ

Thiết bị vệ sinh và rửa tay tại các điểm quan trọng

Hệ thống phòng chống côn trùng và động vật gây hại

Bước 6: Thực hiện đánh giá nội bộ và đánh giá thử

Trước khi mời tổ chức chứng nhận đến đánh giá chính thức, doanh nghiệp cần thực hiện:

Đánh giá nội bộ toàn diện cho tất cả các phòng ban

Đánh giá thử (pre-audit) với sự tham gia của chuyên gia bên ngoài

Những hoạt động này giúp phát hiện và khắc phục các điểm không phù hợp trước cuộc đánh giá chính thức. Theo kinh nghiệm của Intercert Việt Nam, các doanh nghiệp thực hiện đánh giá thử có tỷ lệ đạt chứng nhận trong lần đánh giá đầu tiên cao hơn 60% so với các doanh nghiệp không thực hiện.

Bước 7: Đánh giá chứng nhận và duy trì hệ thống

Cuộc đánh giá chứng nhận BRCGS bao gồm:

Họp khai mạc

Đánh giá hệ thống tài liệu

Đánh giá hiện trường và phỏng vấn nhân viên

Họp kết thúc và thông báo kết quả sơ bộ

Sau khi đạt chứng nhận, việc duy trì hệ thống là một thách thức không nhỏ. Doanh nghiệp cần:

Thực hiện đánh giá nội bộ định kỳ

Tổ chức họp xem xét lãnh đạo ít nhất mỗi năm một lần

Cập nhật liên tục hệ thống theo các phiên bản mới của tiêu chuẩn

Đào tạo bổ sung cho nhân viên mới và đào tạo nhắc lại cho nhân viên hiện tại

Những thách thức khi triển khai quy trình BRCGS và cách vượt qua

Dù mang lại nhiều lợi ích, việc triển khai quy trình BRCGS không phải không có thách thức. Dưới đây là những khó khăn phổ biến và giải pháp khắc phục:

1. Thiếu cam kết từ ban lãnh đạo

Ban lãnh đạo đôi khi coi việc đạt chứng nhận BRCGS chỉ là một yêu cầu của khách hàng, chứ không phải công cụ cải tiến nội bộ. Điều này dẫn đến thiếu nguồn lực và sự tham gia tích cực.

→ Giải pháp: Trình bày phân tích chi phí-lợi ích chi tiết, chỉ ra không chỉ lợi ích về thị trường mà còn lợi ích vận hành như giảm sản phẩm lỗi, tăng năng suất. Các doanh nghiệp thành công thường trình bày BRCGS như một khoản đầu tư với ROI rõ ràng, chứ không phải chi phí thuần túy.

2. Khó khăn trong việc thay đổi văn hóa công ty

Quy trình BRCGS đòi hỏi thay đổi tư duy và thói quen làm việc, đặc biệt trong các doanh nghiệp có bề dày lịch sử hoặc phương thức làm việc truyền thống.

→ Giải pháp: Triển khai từng bước với những “chiến thắng nhanh” để nhân viên thấy lợi ích cụ thể.

3. Tài liệu quá phức tạp và không thiết thực

Nhiều doanh nghiệp rơi vào bẫy tạo ra hệ thống tài liệu đồ sộ nhưng không phản ánh thực tế hoạt động, dẫn đến tình trạng “một hệ thống để đánh giá, một hệ thống để vận hành”.

→ Giải pháp: Áp dụng nguyên tắc “viết những gì làm, làm những gì viết”. Tài liệu nên ngắn gọn, dễ hiểu và thực tế.

4. Chi phí triển khai và chứng nhận cao

Chi phí triển khai quy trình BRCGS có thể là rào cản lớn, đặc biệt với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Chi phí bao gồm tư vấn, đào tạo, nâng cấp cơ sở vật chất và phí chứng nhận.

→ Giải pháp: Xây dựng lộ trình triển khai theo giai đoạn, ưu tiên các khu vực có tác động lớn nhất đến an toàn thực phẩm. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tận dụng các chương trình hỗ trợ từ chính phủ hoặc hiệp hội ngành hàng.

5. Thiếu nhân sự có chuyên môn về BRCGS

Thị trường Việt Nam còn thiếu chuyên gia am hiểu sâu về BRCGS, khiến nhiều doanh nghiệp phụ thuộc vào tư vấn nước ngoài với chi phí cao.

→ Giải pháp: Đầu tư đào tạo đội ngũ nội bộ thông qua các khóa học chuyên sâu và chương trình đào tạo viên.

Lợi ích chiến lược từ việc triển khai quy trình BRCGS

Đầu tư vào quy trình BRCGS mang lại nhiều lợi ích vượt xa chi phí ban đầu. Dưới đây là những lợi ích cụ thể được chứng minh từ thực tế:

Mở rộng thị trường xuất khẩu: Chứng nhận BRCGS là yêu cầu để tiếp cận nhiều thị trường quốc tế

Tăng niềm tin của khách hàng: Khách hàng ngày càng quan tâm đến an toàn thực phẩm và nguồn gốc sản phẩm. Chứng nhận BRCGS là bằng chứng khách quan về cam kết chất lượng của doanh nghiệp.

Giảm chi phí sản xuất và hoạt động: Bằng việc chuẩn hóa quy trình và giảm thiểu lãng phí, quy trình BRCGS giúp tối ưu hóa hoạt động.

Tăng cường tuân thủ pháp luật: BRCGS bao gồm các yêu cầu về tuân thủ luật pháp, giúp doanh nghiệp luôn cập nhật với các quy định mới. Điều này giảm thiểu rủi ro vi phạm pháp luật và các chi phí phát sinh liên quan.

Xây dựng văn hóa chất lượng bền vững: Quy trình BRCGS giúp xây dựng văn hóa chất lượng từ trong ra ngoài, với sự tham gia của mọi nhân viên. Đây là nền tảng cho sự phát triển bền vững lâu dài của doanh nghiệp.

—————————————————————————————————-

Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc thực hiện quy trình BRCGS, vui lòng liên hệ với Intercert Việt Nam qua số Hotline: 0964.602.602 hoặc Email: sales@intercertvietnam.com để được hướng dẫn.